SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non

ảo ví dụ như:
Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dung để đề xuất một việc nào đó với cấp trên hoặc là với một cơ quan chức năng nào đó.
Phần mở đầu: Những căn cứ có tính pháp lý, nhận định tình hình và nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
Phần nội dung::
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các luận cứ kèm theo có thong tin trung thực, độ tin cậy cao.
+ nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới
Mẫu của một Tờ trình: ()
UBND QUẬN LONG BIÊN 	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MẦM NON .	Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 Số ____/TTr-MN..	., ngày  tháng  năm 2017
TỜ TRÌNH
Về (1)..
Kính gửi: (2)..
	(3)	
Trân trọng kính trình./.
	HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:	(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
- ;
- ;
- Lưu: VT.
Chú giải:
(1) Trích yếu: tóm tắt nội dung của vấn đề trình.
(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình lên.
(3) Nội dung trình.
Ví dụ 2: Khi soạn thảo một báo cáo: Báo cáo là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó.
Phần mở đầu: Nêu những căn cứ có tính pháp lý, Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.
Phàn nội dung: 
+ Nêu những việc đã làm và chưa làm được
+ Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực hiện
+ Xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan.
+ Đánh gái kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
Phần kết thúc:
+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
+ các giải pháp để khắc phục những nhược điểm.
+ Kiến nghị với cấp trên
Mẫu của một loại báo cáo: ()
UBND QUẬN LONG BIÊN 	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MẦM NON ..	Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
	Số ____/BC- MN..	.., ngày  tháng  năm 2017
BÁO CÁO
Về ..(1)... 
	(2)	
	HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:	(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
- ;
- ;
- Lưu: VT.
Chú giải:
(1) Trích yếu: tóm tắt nội dung của báo cáo.
(2) Nội dung của báo cáo.
2. Biện pháp quản lý công văn đi
Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo kế hoạch được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi là văn bản đi”. Trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau:
Gồm có 5 phần: 
2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản;
2.2. Đăng ký văn bản đi;
2.3. Nhân bản, đóng dấu văn bản đi;
2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
2.5. Lưu Văn bản đi.
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi;
2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản.
	a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
	Tại Trường MN Phúc Lợi, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận mà văn bản được đánh máy và in tại bộ phận văn thư, nhưng đối với một số bộ phận khác không thuộc bộ phận văn thư. Cho nên văn bản rất dễ sai khi qua trình ký, không theo một quy trình soạn thảo nhất định như không có bản thảo, bản sạch,...mà chỉ có bản gốc nên văn bản rất dễ sai quy định.
	Việc đánh máy và in văn bản phải được bảo đảm những yêu cầu sau:
	- Đánh máy chính xác với bản thảo đã được duyệt;
	- In đúng số lượng;
	- Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày;
	- Đánh máy (in) văn bản mật thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí mật.
	Ví du: Sai về lỗi chính tả, sai về cách dùng từ không hợp lý, ...nhưng phổ biến nhất là sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
Tất cả văn bản đi hành chính của Trường được ghi số theo hệ thống số chung và do Văn thư thống nhất quản lý. 
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
c) Trình ký văn bản:
Văn bản của Trường trước khi trình ký phải được kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Người kiểm tra phải ký xác nhận)
Tất cả văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục trình ký, người được ký văn bản là người có thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng.
2.2. Đăng ký văn bản đi:
Nhà trường đăng ký văn bản đi bằng sổ, nhưng mẫu sổ đăng ký văn bản đi thực hiện đúng Phụ lục số VII của sổ văn bản đi theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 
2.3. Nhân bản, đóng dấu :
a) Nhân bản:
Văn bản đi của Trường được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
b) Đóng dấu cơ quan:
Việc đóng dấu là đóng dấu lên chữ ký và được đóng trên văn bản chính rất rõ ràng và chính xác, đúng chiều và đúng mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.
Mẫu sổ văn bản đi của Trường đúng quy đinh của thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012.
	Số, ký hiệu văn bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận bản lưu
Số lượng
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Trường.
Văn bản của Trường sau khi hoàn thành các thủ tục văn thư được chuyển ngay trong ngày văn bản được ký (Chậm nhất là trong ngày làm việc kế tiếp). Việc gửi văn bản đi là do bộ phận Văn thư đi gửi phải tổ chức một cách khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót đảm bảo cho văn bản được gửi đi nhanh chóng và chính xác. Cần lựa chọn phong bì cho phù hợp với số lượng văn bản.
Văn bản của Trường thường được chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan cấp trên: UBND Quận Long Biên, Phòng TC – KH, Phòng Nội Vụ, Phòng Giáo dục và Đào tạo Long Biên Việc chuyển phát văn bản được thực hiện như sau: Văn bản sau khi được trình ký, ghi số, đóng dấu và đăng ký vào sổ, được chuyển giao theo mục nơi nhận trên văn bản. Văn bản nội bộ được chuyển giao bằng sổ có ký nhận văn bản. Văn bản chuyển đi thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận văn bản, nhưng cũng có khi gửi qua đường bưu điện và qua mạng internet. Sau khi văn bản được gửi đi, nhân viên Văn thư thường gọi điện thoại cho bộ phận tiếp nhận, tổ chức để kiểm tra xem văn bản đã đến được tay người nhận chưa.
Một số văn bản nội bộ được chuyển giao cho bộ phận hoặc cá nhân đều có sổ chuyển giao văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao theo quy đinh của thông tư 07/2012/TT-BNV 
ngày 22 tháng 11 năm 2012 
Ngày chuyển
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản
Ký nhận
Ghi chú
1
2
3
4
5
2.5. Lưu văn bản đi của Trường:
Theo quy định của Nhà nước thì mỗi văn bản đi phải lưu tại Văn thư một bản (Bản gốc) và một bản lưu ở hồ sơ công việc. Bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký và được sắp xếp một cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng.
Hết thời gian sử dụng tài liệu ở Văn thư theo quy định, các tập lưu văn bản đi phải được chuyển vào lưu trữ của cơ quan theo chế độ nộp lưu.
Còn đối với văn bản tại Trường sau khi đã được xử lý, sắp xếp theo thứ tự, ngay ngắn trong từng hộp hồ sơ. Sau đó được xếp vào thùng theo thứ tự năm, kèm theo đó là sổ lưu văn bản đi của trường.
	Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của cơ quan.
Một vấn đề hết sức quan trọng trong việc ban hành văn bản gửi là việc đánh máy và in công văn. Tôi phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức quy định đối với từng loại văn bản. Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi cũng đảm bảo giữ bí mật theo đúng quy định của nhà nước.
Khi đóng dấu tôi đảm bảo theo quy định: chỉ đóng văn bản khi đã có chữ ký của thủ trưởng.
	Các công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
	Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ.
 Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. 
SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI
Số ký hiệu VB
Ngày tháng VB
Nội dung VB
Người ký
Nơi nhận
Nơi nhận bản lưu
SL văn bản
Ký nhận
.
..
.
.
..
.
.
..
.
.
..
.
.
..
.
MẪU SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI
(Kèm theo công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005
Của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước)
STT
Ngày tháng vb
Số và ký hiệu công văn đi
Cơ quan nhận công văn
Tên người tiếp nhận CV
Ghi chú
.
..
..
.
..
.
..
..
.
..
.
..
..
.
..
.
..
..
.
..
.
..
..
.
..
3. Cách quản lý công văn đến:
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời và chính xác.
Theo Điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ (Sau đây gọi chung là văn bản đến). Trình tự ban hành văn bản đến bao gồm các bước như sau:
3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
3.2. Đăng ký văn bản đến;
3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Cụ thể như sau:
3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
3.1.1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (Nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gởi trước khi nhận và ký nhận;
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển giao văn bản;
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gởi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
3.1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Các bì văn bản được phân loại và xử lý
- Loại phải bóc bì: Các bì văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức
- Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân (Nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký).
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
b) Việc bóc bì phải đảm bảo các yêu cầu
 - Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc bì trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (Văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.
c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (Đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d) Mẫu dấu “Đến” 	 
50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
35 mm
ĐẾN Số:
 Ngày:...
Chuyển:.
Lưu hồ sơ số:
3.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
3.2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (Trừ văn bản mật);
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến
PHÒNG GD&ĐT 
TRƯỜNG MN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2014
Từ ngày đến ngày.
Từ số.đến số.
Quyển số:
3.2.2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (Cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.
3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
3.3.1. Trình văn bản đến
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (Nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. 
d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Ngày
đến
Số đến
Tác giả
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
3.3.2. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển giao văn bản đến.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi
Ngày chuyển
Số đến
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
3.4.1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
3.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết vă