Sáng kiến kinh nghiệm Sử dụng tiện ích google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai, huyện Ngọc Lặc năm học 2016 - 2017

MỤC LỤC
Nội dung Trang
	I. Mở đầu
	1.1. Lí do chọn đề tài.
	Google Drive, đã trở nên khá gần gũi trong gần một thập kỷ tồn tại. Một trong những tính năng nổi bật nhất của Google Drive là khả năng cho phép người sử dụng cộng tác với những người khác trên một tài liệu trong thời gian thực.  Đây là một công cụ tuyệt vời nếu bạn không thể nhớ tên của một tài liệu. Google cung cấp cho tất cả mọi người 15 GB dung lượng miễn phí và sẽ nâng cấp nếu bạn cần nhiều hơn. Điều quan trọng là hiện nay Google đã có văn bản ghi nhớ với Bộ GD&ĐT, tất cả những người công tác trong ngành giáo dục có sử dụng gmail trên nền có đuôi thanhhoa.edu.vn đều được sử dụng miễn phí với dung lượng không giới hạn. [2]
	Các mẫu của Google Drive cho phép người sử dụng xây dựng các cuộc điều tra và thu thập dữ liệu về bất cứ điều gì mình muốn. Đây là một trong những lý do để hiệu trưởng các nhà trường sử dụng tiện tích Google drive thu thập thông tin phục vụ công tác quản lý nhà trường trên nền ứng dụng công nghệ thông tin.
	Chỉ thị về nhiệm vụ chủ yếu năm học 2016 -2017 của ngành giáo dục đã nêu: "Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo Điều hành và triển khai Chính phủ điện tử ở các cơ quan quản lý giáo dục các cấp và các cơ sở giáo dục theo hướng đồng bộ, kết nối liên thông."[1]
	Xác định vị trí vai trò quan trọng của công nghệ thông tin, góp phần nâng cao chất lượng quản trị trường học.
	Với lý do đó, qua thực tiễn công tác quản lý. Tôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm: "Sử dụng tiện ích google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai, huyện Ngọc lặc năm học 2016 -2017".
	1.2. Mục đích nghiên cứu
	+ Nghiên cứu cơ sở lý luận của việc ứng dụng công nghệ thông tin và tiện ích google drive trong trường trung học phổ thông;
	+ Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT và tiện ích google drive ở trường THPT Lê Lai các năm học trước;	
	+ Đề ra giải pháp sử dụng tiện ích google drive ở trường THPT Lê Lai, huyện Ngọc lặc năm học 2016 - 2017, 
	1.3. Đối tượng nghiên cứu.
	+ Đối tượng nghiên cứu: Sử dụng tiện ích google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai, huyện Ngọc lặc năm học 2016 -2017
	+ Không gian nghiên cứu: Trường THPT Lê Lai, huyện Ngọc Lặc;
	+ Khách thể nghiên cứu: Tập thể công chức, viên chức trường THPT Lê Lai, huyện Ngọc Lặc;
	+ Thời gian nghiên cứu: Năm học 2015 - 2016 và 2016 - 2017;
	1.4. Phương pháp nghiên cứu.
	+ Phương pháp nghiên cứu lý thuyết;
	+ Phương pháp nghiên cứu thực tiễn;
	+ Phương pháp đúc rút sáng kiến kinh nghiệm;
	II. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
	2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm.
	2.1.1. Cơ sở lí luận.
	Google Drive được hàng triệu người sử dụng ở nhà và cơ quan. Với khả năng chuyển đổi tài khoản dễ dàng, mọi người có thể chuyển đổi liên tục giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công việc của mình trong khi vẫn duy trì tất cả quyền kiểm soát giúp giữ an toàn cho thông tin và các tệp công việc.
	Lưu tệp hoặc thư mục công việc trong Drive, truy cập các tài liệu này từ bất kỳ thiết bị nào và chia sẻ ngay với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác. Thậm chí, bạn còn có thể chia sẻ tệp với những người không sử dụng Google Drive. Bạn không phải gửi tệp đính kèm hay mất thời gian hợp nhất các phiên bản tệp khác nhau nữa. [2]
	Với Google Drive, bạn có quyền truy cập vào G Suite bao gồm Biểu mẫu, Sites, Lịch, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Hangouts, Google+ và hơn thế nữa. Đây là giải pháp một trạm để nâng cao năng suất nhóm. [2]
	Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản, bảng tính thiết thực và bản trình bày đẹp mắt trên các thiết bị. Chia sẻ tệp với các thành viên nhóm và làm việc đồng thời trên cùng một tệp. Đây là một trong tiện tích thuận tiện để Hiệu trưởng ứng dụng trong công tác quản lí trường học hiện nay.
	2.1.2. Cơ sở pháp lý.
	Sáng kiến kinh nghiệm được thực hiện dựa trên các quan điểm, đường lối chủ trương của Đảng và nhà nước, thể hiện trong các văn bản dưới đây:
	- Thông tư số 53/2012/TT-BGDĐT ngày 20/12/2012 của Bộ GDĐT: Quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại Sở, phòng giáo dục và đào tạo và cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông và thường xuyên;
	- Nghị quyết 36a/NQ-CP của Chính phủ về Chính phủ điện tử;
	- Quyết định số 1878/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2016 của Bộ GDĐT ban hành Thể lệ cuộc thi quốc gia Thiết kế bài giảng e-Learning lần thứ 4;
	- Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT ngày 01/03/2010 của Bộ GDĐT quy định về sử dụng phần mềm tự do nguồn mở trong các cơ sở giáo dục;
	- Thông tư số 03/2014/BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông: Thông tư Quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin; 
	- Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30/12/2014 của Thủ tướng Chính phủ: Quy định thí điểm về thuê dịch vụ công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước
	- Hướng dẫn số 4622/BGDĐT-CNTT V/v hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016 - 2017 ngày 20 tháng 9 năm 2016 của Bộ GD&ĐT;
	- Hướng dẫn số 2137/SGDĐT-VPV/v hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016 - 2017 ngày 24 tháng 10 năm 2016 của Giám đốc Sở GD & ĐT;
	2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
	2.2.1. Thực trạng về đội ngũ và khả năng ứng dụng sử dụng google drive.
* Biên chế năm học 2016– 2017 được tính đến thời điểm 30 tháng 4 năm 2017
Tổng số lớp: 26 lớp, tổng số học sinh: 952 học sinh. 
* Đội ngũ cán bộ giáo viên: 62 người. Trong đó:
- Cán bộ quản lý: 3 người
	+ Hiệu trưởng: Trần Hữu Hải: ĐH SP Sinh; Thạc sỹ Quản lý; CCLLCT; đang học ĐH Luật (Văn bằng 2) Hình thức đào tạo từ xa của ĐH Vinh
	+ Phó hiệu trưởng: 
	Đinh Xuân Lắm: ĐH SP Văn
	Lê Hồng Kỳ: ĐH SP Lý
- Giáo viên: 55 người, trong đó có 14 giáo viên trình độ trên chuẩn
- Nhân viên hành chính: 04 người
* Cơ cấu môn học và trình độ như sau:
TT
Môn
Số lượng
Trình độ thạc sỹ
Nữ
Nữ dân tộc
Ghi chú
1
Toán
11
7
2
1
 
2
Lý
4
2
3
1
 
3
Hóa
5
1
4
2
 
4
Sinh
4
2
2
2
 
5
CN (KTNN)
1
0
1
0
 
6
CN (KTNN)
0
0
0
0
 
7
Văn
8
1
6
2
 
8
Tin
1
0
1
1
 
9
Sử
4
0
3
2
 
10
Địa
4
0
2
1
 
11
GDCD
3
0
1
0
 
12
Tiếng Anh
6
1
4
2
 
13
Thể dục
3
0
0
0
 
14
Quốc phòng
1
0
0
0
 
 
Tổng cộng
55
14
29
14
 
* Cơ cấu nhân lực, hạ tâng công nghệ thông tin:
- Toàn trường có 02 phòng máy vi tính với 54 máy tính nối mạng; 04 cổng cáp quang internet (01 của VNPT và 03 của VIETTEL), lắp mặt 04 modem phát wifi, các phòng làm việc của Hiệu trưởng, phó hiệu trường và bộ phận khác đều được trang bị máy tính nối mạng internet;
- Qua khảo sát và đánh giá: 
+ Có 44/58 người có máy tính xách tay;
+ Có 40/58 người sử dụng điện thoại thông minh;
+ Có 06/58 người được đánh giá trình độ tin học văn phòng rất tốt;
+ Có 27/58 người được đánh giá trình độ tin học văn phòng tốt;
+ Có 25/58 người được đánh giá trình độ tin học văn phòng trung bình;
+ Có 27/58 người sử dụng hệ thông thư điện tử rất thường xuyên trong công việc quản lý và giảng dạy;
+ Có 26/58 người sử dụng hệ thông thư điện tử thường xuyên trong công việc quản lý và giảng dạy;
+ Có 05/58 người sử dụng hệ thông thư điện tử không thường xuyên trong công việc quản lý và giảng dạy;
- Nhà trưởng cử 01 giáo viên Toán - Tin phụ trách công nghệ thông tin.
- Đây chính là điều kiện quan trọng để hiệu trưởng trường THPT Lê Lai tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và tiện ích google drive nói riêng quản lý của Nhà trường.
	2.2.2. Thực trạng về sử dụng google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai.
	Trong những năm học trước việc ứng dụng CNTT của nhà trường chủ yếu tập trung vào các phần mềm sau:
	- Cổng thông tin vnedu.vn của VNPT Thanh Hóa, mới chỉ sử dụng modun nhập và quản lý điểm của học sinh, trích xuất dữ liệu báo cáo Sở GD & ĐT dưới dạng EMIS.
	- Sử dụng hệ thống mail do Sở GD & ĐT thiết lập trên nền của google: nhận và gửi thư trong bộ nhà trường và báo cáo Sở thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất,
	- Tiện ích google drive đã được sử dụng trong việc thu thập thông tin nề nếp của giáo viên và học sinh các lớp theo tuần trên nền google bảng tính do Đoàn trường phụ trách;
	- Tiện ích google drive đã được viên chức phụ trách thi đua khen thưởng sử dụng trong việc đánh giá nhận xét lấy ý kiến trong xây dụng quy chế tính điểm, đăng kí thi đua của cá nhân, tập thể. Đã được viết SKKN được xếp loại C cấp ngành năm học 2015 - 2016;
	- Việc xin phép nghỉ chuyên môn thực hiện theo phương pháp truyền thống, giáo viên viết giấy xin phép, hiệu trưởng đồng ý cho nghỉ chuyển đến tổ trưởng chuyên môn phân công dạy thay. Theo cách này việc Hiệu trưởng nắm bắt được thông tin từ tháng 8 năm trước đến hết tháng 5 năm kết thúc năm học có bao nhiêu lượt giáo viên xin nghỉ, bao nhiêu tiết, thời gian nghỉ và nghỉ với lí do gì thi không thể tổng hợp được;
	- Việc giáo viên chủ nhiệm báo cáo tình hình thực hiện nề nếp của học sinh lớp mình hàng tháng. Nhà trường làm mẫu trên word gửi đến giáo viên chủ nhiệm, giáo viên chủ nhiệm lập danh sách theo mẫu gửi lại cho tổ trưởng Tổ chủ nhiệm, tổ trưởng tổ chủ nhiệm tổng hợp gửi Hiệu trưởng. Thực hiện theo phương pháp này thời gian thường lâu, không tiện cho việc nắm thông tin nhanh;
	- Việc báo cáo tình hình sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất phòng học của các lớp thực hiện theo cách, phát mẫu, giáo viên chủ nhiệm cập nhật, nộp lại cho phó hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất, tổng hợp, báo cáo Hiệu trưởng cho ý kiến về sửa chữa thay thế. Làm theo cách này thường mất thời gian, cập nhật không kịp thời;
	- Xuất phát từ thực tế nêu trên, năm học 2016 - 2017 hiệu trưởng trường THPT Lê Lai đã đề xuất sáng kiến sử dụng tiện ích google drive trong quản lý. Trong đó ứng dụng trong ba nội dung công việc đã trình bày. Tính hiệu quả và khả thi rất cao, được cán bộ giáo viên nhân viên ủng hộ và đã thu được những kết quả cao trong quản lý. Điều quan trong là tính nhanh chóng kịp thời, chính xác, hiệu trưởng nắm bắt tình hình nhanh chóng.
	2.3. Giải pháp đã sử dụng tiện ích Google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai
	2.3.1. Xây dựng kế hoạch về ứng dụng CNNT và chọn cử viên chức phụ trách CNTT trong nhà trường
	- Trên cơ sở hướng dẫn của Giám đốc Sở GD&ĐT về nhiệm vụ công nghệ thông tin trong mỗi năm học. H