Báo cáo biện pháp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý điểm học sinh THCS

DANH MỤC CÁC TỪ VIỆT TẮT
CNTT	Công nghệ thông tin
DL	Dữ liệu
GD&ĐT	Giáo dục và đào tạo
HS	Học sinh
HK	Học kỳ 
NVTS	Nguyện vọng tuyển sinh
QLHS	Quản lý học sinh
KQRLHT	Kết quả rèn luyện học tập
THCS 	Trung học cơ sở
MỤC LỤC
PHẦN THỨ NHẤT:
PHẦN THỨ NHẤT
 ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Cơ sở lý luận
Trong xu thế phát triển của xã hội hiện đại, công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò rất quan trọng, CNTT thúc đẩy nhanh sự phát triển của tất cả các ngành, các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Giáo dục là lĩnh vực mà Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu cho nên ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động giáo dục rất được quan tâm và chú ý.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng trong nhà trường giúp các nhà quản trị văn phòng xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời và chính xác, đảm bảo phục vụ công tác giáo dục. Ứng dụng CNTT trong văn phòng trường học yêu cầu người quản trị văn phòng phải không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức về CNTT để phụ trách tốt công việc được giao.
Công việc quản lý văn phòng nhà trường phổ thông trong thời đại hiện nay rất cần phải ứng dụng CNTT vào việc lưu trữ và chia sẽ dữ liệu một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Để có thể thực hiện được các công việc đó thì việc tìm tư liệu qua internet, trao đổi các thông tin qua e-mail giữa cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà trường và trao đổi thư điện tử đến các địa chỉ e-mail của Sở GD&ĐT và Phòng GD&ĐT là hết sức cần thiết. Đặt biệt là việc ứng dụng các phần mềm về quản lý cán bộ giáo viên trong nhà trường; phần mềm kế toán; phần mềm quản lý thư viện; quản lý học sinh... là không thể thiếu được.
Với phần mềm “Quản lý trường học trực tuyến, tích hợp Sổ liên lạc điện tử” phần mềm được thiết kế chạy trên mạng Internet với địa chỉ được cung cấp là c2.hanoiedu.vn, phần mềm được xây dựng và phát triển trên nền tảng ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, các chức năng phần mềm được thiết kế theo chuẩn thống nhất, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý học sinh trong nhà trường và đặc biệt cung cấp đầy đủ các mẫu biểu báo cáo phục vụ đắc lực cho ban giám hiệu nhà trường trong việc theo dõi, đánh giá chất lượng của các học sinh, chất lượng giảng dạy của các giáo viên tại từng thời điểm. Phần mềm được thiết kế gần gũi, dễ dàng vận hành khi đưa vào sử dụng, thuận tiên trong việc cập nhật dữ liệu, hệ thống phân quyền chặt chẽ chi tiết theo phân công chuyên môn. Nhà trường khi sử dụng phần mềm sẽ không phải cài đặt, chỉ cần có mạng Internet là có thể sử dụng được phần mềm ở bất cứ nơi đâu, phần mềm giúp giáo viên có thể vào điểm dễ, chi tiết từng con điểm khi nhập đến đâu trung bình điểm của môn học được tính chính xác đến đó, thông qua phần mềm này chúng ta có thể theo dõi lịch cập nhật điểm cũng như kiểm tra của giáo viên trên lớp, giúp giáo viên chủ động thời gian hơn, chúng ta có thể thiết lập quyền truy cập và sửa điểm của từng giáo viên bộ môn, giáo viên chỉ có quyền xem các bộ môn khác và nhập điểm của riêng bộ môn mình giảng dạy... còn rất nhiều tiện ích khác, đặc biệt là việc quản lý điểm và theo dõi quá trình học tập rèn luyện của từng học sinh trong suốt bốn năm học THCS giúp người quản trị nắm tất cả các thông tin học tập để quản lý học sinh và gửi các báo cáo lên cấp trên.
Đây là sản phẩm phần mềm chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ và tốt nhất nhu cầu của nhà quản lý trong việc quản lý trường học, quản lý học sinh, thông tin liên lạc giữa gia đình và nhà trường. Phần mềm được thiết kế mở và luôn được cập nhật các tính năng mới nhất, các quy chế đánh giá xếp loại học sinh mới nhất của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Cơ sở thực tế
Nhiều năm nay, Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã lấy điểm THCS (Kết quả học tập và rèn luyện của bốn năm học cấp THCS) cùng với điểm thi vào lớp 10 của hai môn Văn - Toán làm căn cứ xét tuyển học sinh vào lớp 10 Phổ thông trung học. Bởi vậy, hơn bao giờ hết, việc quản lý điểm bằng phần mềm "Quản lý trường học trực tuyến” có ý nghĩa quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu trong nhà trường và làm các báo cáo kết quả học tập và rèn luyện của học sinh một cách nhanh chóng và kịp thời cho Sở GD&ĐT và Phòng GD&ĐT trong mọi thời điểm mà Sở và Phòng yêu cầu nộp báo cáo.
Từ chủ trương của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các trường THCS nói chung và trường THCS Phan Đình Giót nói riêng từ những năm học trước đã chú trọng việc áp dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy, công tác kế toán, công tác thư viện và đặc biệt là trong công tác quản lý điểm của học sinh đến toàn bộ giáo viên, nhân viên trong trường. Để làm được điều này nhà trường đã có sự đầu tư cụ thể:
- Về cơ sở vật chất: Nhà trường đã trang bị cho văn phòng máy tính riêng và kết nối với mạng Internet. Đây là điều kiện cần thiết và quan trọng để việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý điểm của học sinh trên máy tính được thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả.
- Mở lớp phổ cập tin học cho toàn bộ giáo viên trong trường.
- Luôn khuyến khích và tạo điều kiện tối đa để giáo viên, nhân viên có thể thường xuyên sử dụng máy tính để nâng cao kỹ năng công nghệ thông tin. 
Từ thực tế trên, tôi được giao quản lý điểm của học sinh trên máy tính thông qua phần mềm QLHS từ năm 2008 đến năm 2012 và phần mềm “Quản lý trường học trực tuyến” đến nay. Tôi rất quan tâm việc làm thế nào để quản lý điểm trên máy một cách tốt nhất trong nhà trường. Đây cũng chính là lý do tôi viết sáng kiến kinh nghiệm về vấn đề: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý điểm học sinh THCS. 
PHẦN THỨ HAI
NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
A. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH
Để quản lý điểm của học sinh trên máy tính trước tiên ta phải chuẩn bị:
+ Chuẩn bị cơ sở dữ liệu 
+ Nhập điểm của học sinh từ Sổ Gọi tên và ghi điểm.
+ Tính toán
+ Lập báo cáo, gửi báo cáo 
1. Chuẩn bị cơ sở dữ liệu 
Khai báo: Bắt đầu học năm học hoặc học kỳ II phải khai báo các danh mục khối, môn học, nội dung nề nếp, lớp học, xếp môn học cho khối, xếp môn học cho lớp, đặc thuộc tính môn học, phân công chuyên môn (sao chép phân công chuyên môn từ Học kỳ I)
Quản lý học sinh/Hồ sơ: Nhập hồ sơ học sinh lớp 6 vào (hoặc có thể nhập từ Excel), các học sinh khối 7, 8, 9 thì nhập các học sinh chuyên đi hoặc chuyển đến hay sang lớp khác. 
Nhân sự: Người quản trị của trường nhập hồ sơ giáo viên vào phần mềm bao gồm: Họ tên, năm sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, trình độ chuyên môn, phân nhóm người dùng, phân công chuyên môn, đăng ký tên đăng nhập cho giáo viên để cung cấp các tài khoản truy cập phần mềm cho từng giáo viên. 
Giáo viên tham gia (phân môn dạy chỉ với các giáo viên thực sự đứng lớp): Liên hệ với người quản trị của Trường để được cung cấp tài khoản truy cập phần mềm bao gồm: Tài khoản của bạn, Mật khẩu và Mã đơn vị
2. Nhập điểm và hạnh kiểm của học sinh từ Sổ Gọi tên và ghi điểm.
Sổ Gọi tên và ghi điểm là hồ sơ pháp lý về kết quả học tập và rèn luyện của học sinh trong một năm học ở trường. Vì vậy sổ này được ban giám hiệu, giáo viên và nhân viên văn phòng quản lý và kiểm tra rất chặt chẽ quá trình vào điểm của từng giáo viên theo đúng tiến độ vào điểm và để tránh xảy ra sai sót. Việc nhập điểm của học sinh được lấy điểm từ sổ Gọi tên và ghi điểm này đúng theo tiến độ vào điểm của các giáo viên từng bộ môn. Nhập điểm vào máy tính là một khâu rất quan trọng trong quá trình quản lý điểm của học sinh trên phần mềm quản lý trường học trực tuyến. Để vào điểm đúng yêu cầu, giáo viên, nhân viên khi nhập điểm vào máy tính phải rất cẩn thận, kiểm tra, rà soát lại để có thể chắc chắn không còn sai sót nào. Nếu sai sót phải được sửa chữa ngay để không gây ảnh hưởng đến kết quả học tập của học sinh khi cộng điểm THCS tuyển sinh vào lớp 10.
* Các bước nhập điểm vào phần mềm quản lý trường học trực tuyến (Học kỳ I và học kỳ II như nhau): Các giáo viên của trường thuộc khối THCS được quản trị tạo tên đăng nhập, mật khẩu và cung cấp mã đơn vị như sau: 
- Vào c2.hanoiedu.vn xuất hiện hộp thoại như sau:
Giáo viên nhập vào tài khoản đăng nhập, mật khẩu, mã đơn vị => Giáo viên tiếp tục vào: Quản lý học sinh\Nhập điểm\Lớp\Môn xuất hiện hộp thoại như sau:
Trước khi nhập điểm của học sinh người nhập điểm phải kiểm tra xem số thứ tự của học sinh trong máy tính có trùng với số thứ tự của học sinh trong sổ Gọi tên và ghi điểm không. Nếu khớp rồi bắt đầu tiến hành nhập điểm. Sau đó nhập điểm theo cột hoặc theo dòng tuỳ theo người nhập chọn cột hoặc dòng, thông thường chọn theo cột vì điểm của chúng ta nhập điểm theo tiến độ vào điểm của sổ Gọi tên và ghi điểm nên được cập nhập thường xuyên theo cột. 
Khi không nhập nữa chúng ta chọn Lưu dữ liệu để ghép điểm vào CSDL và phân loại điểm.
Chúng ta có thể nhập dần từ đầu kỳ đến cuối kỳ cho đến khi hoàn thiện toàn bộ cơ số điểm của học sinh. 
* Nhập kết quả xếp loại hạnh kiểm (Nhập khen thưởng, kỷ luật, số ngày nghỉ) vào phần mềm quản lý trường học trực tuyến.
Căn cứ vào sổ xếp loại hạnh kiểm của các lớp nhập hạnh kiểm của học sinh vào phần mềm quản lý trực tuyến:
- Vào Quản lý học sinh\ Nhập dữ liệu\Nhập hạnh kiểm (Nhập khen thưởng, kỷ luật, số ngày nghỉ) ->
Chọn tên lớp \Chọn lớp sau đó nhập vào hạnh kiểm và nhận xét của giáo viên xong rồi thì chọn Lưu dữ liệu. 
3. Tính toán 
Sau khi nhập xong điểm và hạnh kiểm của tất cả học sinh thì chuyển sang phần tính toán, tổng hợp, báo cáo...
Tính điểm tổng kết: Vào Tổng kết\Tính điểm tổng kết
Ngoài việc nhập điểm và hạnh kiểm ta còn phải nhập điểm Nghề (hoặc ghép điểm nghề) và nhập vào các học sinh đạt giải học sinh cấp Quận, cấp Thành phố cho học sinh để các em được công điểm khuyến khích và ưu tiên khi cộng điểm THCS.
* In điểm các môn để kiểm tra:
Các giáo viên bộ môn in điểm và kiểm tra lỗi sai sót. Sau đó sửa lại các lỗi sai đó vào máy cho hoàn thiện dữ liệu. 
Khi sửa xong nhớ làm lại bước tính tổng kết và xét danh hiệu của học sinh.
4. Lập báo cáo và gửi báo cáo
Sau khi đã hoàn thiện điểm, hạnh kiểm, điểm nghề, vào các giải cho học sinh và tính toán xong điểm cả năm thì chúng ta có thể có một số mẫu biểu để báo cáo ví dụ: 
- Báo cáo cho từng học sinh: Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, phiếu kết quả học tập, giấy khen, học bạ điện tử.... 
- Một số báo cáo cho lớp: Bảng ĐTB các môn, xếp loại chung, Khen thưởng, HS được lên lớp, HS ở lại lớp và thông tin lưu ban, Bảng tổng hợp, Sổ bộ môn điện tử, Sổ gọi tên- ghi điểm điện tử...
	- Mẫu biểu để báo cáo khác: thông kê ĐTB (XL) môn, Báo cáo tổng hợp, báo cáo tình hình chung, hỗ trợ thống kê,...
Quan trọng nhất là báo cáo về kết quả rèn luyện và học tập (KQRLHT) toàn khoá lấy đến cuối năm học: 
Để lấy kết quả này ta thực hiện các bước sau:
- Quản lý học sinh\Tổng kết\Cập nhập KQHT xuất hiện hộp thoại như sau: 
- Nhấn vào nút Lấy toàn bộ hồ sơ học sinh khối 9 thì phần mềm sẽ tự động lấy mới lại dữ liệu học sinh, những dữ liệu mới nhập sẽ mất.
- Nhấn vào nút Cập nhật thông tin học sinh khi chỉ muốn cập nhật duy nhất thông tin học sinh như ngày sinh, nơi sinh, con TB, con LS, XL lớp 6, XL lớp 7, XL lớp 8. 
- Cập nhập kết quả nghề: Giỏi: NG, Khá: NK, Trung bình: TB
- Nếu cần xóa: Chọn mục cần xóa nhấn nút: xóa mục chọn
- Khi cập nhập và chỉnh sửa xong nhấn nút Lưu dữ liệu
* In kết quả toàn khoá để kiểm tra:
- Khi cần in báo cáo nhấn nút Xuất báo cáo toàn khối hoặc Xuất báo cao lớp sau đó in kết quả.
In kết quả toàn khoá đưa các giáo viên chủ nhiệm, GVCN đựa lại cho phụ huynh và học sinh kiểm tra và ký tên xác nhận các lỗi sai sót bằng bút đỏ. Sau đó văn phòng sửa lại các lỗi sai đó. Khi đã hoàn tất mọi việc chính xác rồi, in lại để cho học sinh, GVCN và phụ huynh học sinh ký xác nhận lần nữa sau đó hiệu trưởng ký đóng dấu để gửi kết quả này lên Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT để làm căn cứ xét điểm THCS cho học sinh sau này thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT.
Bảng mẫu thống kê tổng hợp kết quả rèn luyện và học tập 
toàn khóa của khối 9
Thống kê tổng hợp kết quả rèn luyện và học tập toàn khóa của lớp 9
Bảng kết quả rèn luyện và học tập toàn khóa 
lấy đến cuối năm học của của lớp 9A3 - Trường THCS Phan Đình Giót
* Sử dụng E-mail để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu:
Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội triển khai tạo lập địa chỉ e-mail @hanoiedu.vn và cung cấp cho các phòng GD&ĐT và các trường để giao dịch điện tử, tiếp nhận thông báo văn bản từ Sở đến cấp phòng và các trường. Cán bộ văn phòng sử dụng hàng ngày các địa chỉ e-mail này trong công tác trao đổi thông tin, liên lạc với Phòng GD&ĐT. Mỗi trường có một địa chỉ e-mail của ngành, có tên dưới dạng tên-cơ-sở-giáo-dục@hanoiedu.vn. Đối với cán bộ giáo viên rất cần thiết sử dụng Email, website để cập nhật thông tin từ các cấp ngành quản lý; Cập nhật kế hoạch chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ công tác từ phía lãnh đạo nhà trường.
Ngoài ra còn có gmail, yahoo từ Google là dịch vụ tiện ích cho phép chúng ta lưu trữ dữ liệu miễn phí với dung lượng lớn, ngoài ra cho phép người dùng chia sẽ tất cả các dữ liệu với nhau thông qua dịch vụ thư điện tử hỗ trợ file đính kèm các định dạng khác nhau. Để lưu trữ dữ liệu chúng ta chỉ cần mail dữ liệu tới chính mình và đánh dấu quan trọng thì gmail sẽ tự động lưu trữ.
Để chuyển báo cáo Kết quả rèn luyện toàn khoá của học sinh lên phòng GD&ĐT ta làm như sau: 
- Vào E-mail của trường (c2phandinhgiot-tx@hanoiedu.vn) 
- chọn Soạn 
- Kích chuột vào Tới nhập vào điện chỉ e-mail của phòng (pgd-thanhxuan@hanoiedu.vn )
- Kích chuột vào Chủ đề nhập vào chủ đề cần gửi (Gửi báo cáo kết quả rèn luyện toàn khoá)
- Kịch chuột vào Đính kèm -> Chọn tới thư mục -> Chọn tệp tin cần đính kèm -> Open. 
- Đính kèm xong chọn vào Gửi
Hoàn tất việc gửi báo cáo qua thư điện tử
B. KẾT QUẢ THỰC HIỆN
Việc sử dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng mang lại hiệu quả lớn, đặt biệt trong việc quản lý điểm của học sinh:
- Trước kia, để có được các kết quả rèn luyện học tập toàn khoá của học sinh thì phải mất rất nhiều công sức để tổng hợp. Giờ đây, khi ứng dụng phần mềm quản lý trường học trực tuyến vào quản lý điểm và theo dõi quá trình học tập rèn luyện của từng học sinh trong suốt bốn năm học THCS giúp người quản trị nắm tất cả các thông tin học tập, rèn luyện để quản lý học sinh và gửi các báo cáo lên cấp trên một cách nhanh nhất, chính xác nhất và các bảng kết quả rèn luyện toàn khoá ngắn gọn và đầy đủ thông tin để phục vụ cho việc tuyển sinh vào lớp 10 THPT. 
- Ngoài việc sử dụng các dữ liệu của học sinh vào công tác tuyển sinh vào lớp 10 thì việc báo cáo kết quả học tập của từng học sinh, từng lớp học, toàn trường trong các thời điểm như báo cáo đầu năm, báo cáo Emis, báo cáo giữa kỳ, báo cáo cuối kỳ, báo cáo cuối năm, báo cáo tổng hợp, báo cáo nhân sự ... và một số các thống kê khác cũng được tổng hợp rất nhanh chóng thông qua phần mềm quản lý trường học trực tuyến nói trên.
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
* Kết luận
Để quản lý tốt điểm của học sinh trên máy tính tốt yêu cầu người quản lý chú ý đến các yêu cầu sau:
- Giáo viên, nhân viên khi nhập điểm vào máy phải cẩn thận, làm việc theo nguyên tắc vào điểm đúng tiến độ.
- Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm phải kiểm tra thường xuyên điểm của học sinh để có thể nhắc nhở học sinh học tập cho tốt và báo lại kết quả của những học sinh yếu, kém cho phụ huynh học sinh để cha mẹ các em nhắc nhở các con học cho tốt thông qua các bảng tổng kết giữa các kỳ kiểm tra in ra từ phần mềm QLHS.
- Cuối mỗi năm học người quản lý điểm phải lưu lại các kết quả của toàn trường vào một đĩa CD để cất giữ tránh trường hợp bị virut làm hỏng dữ liệu hoặc tránh trường hợp khi thao tác bị nhầm, lỗi thì có dữ liệu lưu để thay thế vào.
Trên đây là kinh nghiệm từ thực tế mà tôi đã rút ra trong quá trình làm việc. Rất mong được chia sẽ và nhận được ý kiến đóng góp của đồng nghiệp.
* Khuyến nghị
Phần mềm quản lý trường học trực tuyến tuy có rất nhiều ưu điểm như là cập nhật nhanh, nhiều người cùng cập nhật và có thể làm việc được ở mọi nơi, mọi lúc; các phần tính điểm trung bình cho các bộ môn nhanh không phải mất nhiều thao tác như phần mềm QLHS cũ, sĩ số được tự động cập nhập khi có học sinh chuyển đi và chuyển đến, các báo cáo Sơ, Phòng, phụ huynh học sinh có thể tự xem trực tiếp vào trao đổi trên mạng internet 
Nhưng bên cạnh đó có khuyết điểm là khi xuất các bảng cáo cáo sang file Excel thì muốn in được các báo cáo đó đòi hỏi người in phải biết chỉnh sửa trang in trên Excel mới có thể in được. Vậy tôi mong rằng sau này các nhà viết phần mềm quản lý trường học trực tuyến có thể khắc phục được khuyết điểm này.