Báo cáo biện pháp Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

n nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. 
Qua nhiều năm làm công tác văn thư - Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ ở các trường học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư - Lưu trữ. 
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:
Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư - lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo cơ bản, do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ. 
Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 
5. Mục đích nghiên cứu:
 	Hiện nay, hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất. 
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. 
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường. 
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hiện hành, phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên.
2. Cơ sở thực tiễn (thực trạng vấn đề):
 a. Đặc điểm tình hình chung 
	Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. 
	Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:
	Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, Nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. 
	Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. Tuy nhiên:
	Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
	Văn thư ở các trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước. 
	- Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
	- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản.
	- Việc lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện triệt để, khoa học.
	- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế và bất cập, chưa đồng nhất.
b. Thuận lợi
Công tác văn thư-lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Long Biên và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ giáo viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức, hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
	Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác.
	c. Khó khăn
	Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp chưa được đồng nhất hình thức.
	Số lượng hồ sơ sản sinh ra trong một năm học tương đối lớn nhưng chưa thống nhất được hình thức lưu giữa việc thực hiện lưu hồ sơ trong công tác kiểm định chất lượng và việc thực hiện lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. 
Chính những vấn đề chồng chéo, bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.	
3. Các biện pháp tiến hành:
* Biện pháp 1: Công tác vận động tuyên truyền: 
Đây là một trong những biện pháp rất quan trọng, giúp Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong nhà trường hiểu rõ, cũng như hiểu đúng về công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học.
Bản thân Tôi đã luôn chủ động báo cáo cũng như xin ý kiến chỉ đạo của Chi bộ, Ban Giám Hiệu nhà trường, tạo điều kiện để Tôi được triển khai nội dung tuyên truyền kết hợp trong các buổi họp Hội đồng nhà trường.
Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ. Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. 
Hình ảnh tuyên truyền, phổ biến văn bản chỉ đạo quy định 
về công tác văn thư - lưu trữ.
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản dưới Luật của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố, UBND Quận về công tác văn thư, lưu trữ.
Qua đó mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường đã hiểu và nắm được những nội dung cơ bản nhất về công tác Văn thư - Lưu trữ cũng là nội dung công việc hàng ngày mà bản thân Tôi đang thực hiện.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ như đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại hình sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Nhà trường cũng xác định được tầm quan trọng của công tác, nên đã kịp thời đầu tư đầy đủ trang thiết bị phục cho cho công tác văn thư - Lưu trữ với 02 máy tính (trong đó 01 máy chỉ để xử dụng cài đặt các phần mềm quản lý quan trọng); Bàn làm việc; 04 tủ lưu hồ sơ lưu trữ; Có điều hòa đảm bảo cho việc bảo quản, lưu giữ hồ sơ không bị ẩm mốc, mối mọt.
* Biện pháp 2: Giải quyết chi tiết, cụ thể từng công việc trong công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học:
Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký. Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: 
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. 
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Từ việc đã hiểu và thực hiện đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV. 
Đối với mỗi văn bản của các bộ phận trong nhà trường được sản sinh ra đều phải qua bộ phận văn phòng, Tôi đều xem và sửa thể thức, kỹ thuật trình bày rồi mới in ra ký nháy vào văn bản đó trước khi mang đi trình ký. Chính vì vậy mà văn bản của nhà trường luôn mang tính thống nhất về nội dung cũng như hình thức, văn phong văn bản luôn đảm bảo theo hướng dẫn trong Thông tư 01 của Bộ Nội Vụ.
Để giúp các bộ phận cũng như mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường cùng nắm được nội dung của Thông tư này để cùng thực hiện cho đồng nhất. Bản thân Tôi cũng đã xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám Hiệu nhà trường cho phép được tuyên truyền rộng hơn tới toàn thể nhà trường, với mục đích để mỗi bộ phận đều nắm được kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư hướng dẫn mới nhất, sẽ không còn tình trạng văn bản sai thể thức cũng như kỹ thuật hình thành trong nhà trường.
Hình ảnh triển khai tập huấn về kỹ thuật trình bày văn bản theo 
Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Luôn tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. 
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với cấp trên. 
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường. 
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức. 
 Tổ chức quản lý công văn đến.
Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư mục này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào thư mục này và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm được giấy cho đơn vị. 
Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận và đăng ký vào sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (Nơi gửi công văn). Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gửi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ, (ghi vào sổ). 
Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng trong thư mục chứa văn bản đã nhận.
- Muốn tìm một văn bản, ta mở File “So van ban den”, trong file đã để đường dẫn văn bản lúc này ta chỉ việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn bản cần tìm và có thể in ấn khi cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng. Đây là biện pháp cơ bản đã và đang thực thực hiện trong thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng.
Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó, đóng dấu đến và ghi vào sổ công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). 
Từ đó lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo những nội dung sau:
- Lưu trữ và sử dụng hồ sơ theo tên.
+ Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác, bên trong sắp xếp các kí hiệu theo ngày gần nhất đến xa nhất, nếu phát sinh liên tục chia từng giai đoạn.
- Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề.
+ Tên chủ đề cần đặt cụ thể không chung chung (Có thể tạo lập trên máy).
- Lưu trữ hồ sơ theo địa danh.
+ Cần thuyết lập hồ sơ giống như chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, chủ
đề để dễ truy tìm.
- Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số.
+ Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần.
- Lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo thời gian.
+ Phương pháp này dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm nó mang lại bảo mật nào đó.
Sau đó vào sổ công văn đến.
Thực tế thì mỗi hằng năm, phòng Nội Vụ Quận có tổ chức tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ, qua đó mỗi một lần tập huấn là một lần đúc rút được một số kinh nghiệm, quan trọng là phù hợp với từng đơn vị thực hiện.
Đối với các đơn vị trường học thường thì số lượng văn bản đến là không nhiều nên có thể chọn hình thức lưu theo tháng là hợp lý và dễ tả tìm nhất. Vậy nên Tôi luôn áp dụng lưu theo hình thức này.
Tôi mở bìa hồ sơ theo từng tháng, với mỗi văn bản đến được in ra, tôi sẽ đóng dấu đến, vào sổ và lưu vào bìa hồ sơ của tháng đó, đến ngày cuối cùng của tháng sẽ được khép hồ sơ và mở hồ sơ cho tháng tiếp theo.
Tương ứng với việc đó, sẽ hình thành một hộp lưu giữ văn bản đến gồm: 01 quyển văn bản đến theo quy định và bìa kẹp văn bản đến đã được vào sổ lưu từ tháng 01 đến tháng 12 của năm đó.
Hình ảnh Hồ sơ lưu văn bản đến của nhà trường.
 Tổ chức giải quyết công văn đi.
	Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, công văn đề nghị, Tờ trình, Quyết định được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Bởi vậy mà Tôi đã thực hiện cơ bản các yêu cầu về việc quản lý văn bản đi theo đúng quy định.
Cũng như cách quản lý văn bản đến, thì văn bản đi Tôi cũng đã hình thành 1 hộp lưu giữ văn bản đi, bên trong gồm có: Sổ đăng ký văn bản đi và các bìa kẹp từng loại văn bản đi được chia cụ thể thành từng loại Báo cáo, kế hoạch, Quyết định, Tờ trình, Công văn, Thông báo.. khác nhau, phục vụ cho việc lưu trữ cũng như tr tìm rất thuận tiện và khoa học.
Hình ảnh Hồ sơ lưu văn bản đi của nhà trường.
Các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 3 bản: 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu công văn đi, 1 bản lưu vào kẹp hồ sơ theo Chuẩn Quốc gia quy định và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi trước khi phát hành.
	Những công văn trước khi ký và gửi đi đều được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.
	Các văn bản của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
	Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng. 
Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. 
Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học.
	Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng. 
Bởi vậy bản thân Tôi luôn xác định rõ tầm quan trọng và thực hiện theo đúng quy định hiện hành của nhà nước. Hằng năm, sau khi kết thúc năm, thu hồ sơ của các bộ phận về phân loại, rà soát rồi biên mục nộp lưu vào lưu trữ nhà trường và gói hồ sơ của năm trước là Tôi lại căn cứ số lượng hồ sơ phát hành ra trong 1 năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau. Số lượng bìa hồ sơ công việc cũng được căn cứ vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho các bộ phận thực hiện việc lưu hồ sơ theo đúng đầu việc cũng như mảng công việc được phân công. Cứ như vậy kết thúc năm, các bộ phận sẽ phải nộp lưu vào lưu trữ nhà trường, sau đó Tôi sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ đầu năm mình đã xây dựng để thu và phân loại hồ sơ, biên mục hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ.
Chính vì việc xây dựng được Danh mục công việc hằng năm mà nhà trường sẽ không có tình trạng bỏ sót công việc, cũng như hồ sơ lưu lại các mặt hoạt động trong một năm. Giúp cho Hiệu trưởng quản lý thuận tiện hơn, việc thực hiện theo Kế hoạch năm học sẽ được xuyên xuốt và việc quản lý hồ sơ của nhà trường sẽ được chặt chẽ hơn rất nhiều so với trước kia chưa thực hiện việc lập Danh mục hồ sơ. Việc tra cứu và khai thác được dễ ràng hơn, khoa học hơn.
Sẽ không còn tình trạng hồ sơ bị bó gói, không rõ nội dung như trước kia.
Hình ảnh hồ sơ chưa được phân loại, xác định giá trị theo Danh mục.
	- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 của năm tài chính. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02,  bắt đầu từ ngày 01/01, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
	- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định,  theo thứ tự thời gian, dùng bìa hồ sơ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
	- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập hồ sơ có bài kẹp thể hiện rõ nội dung và nơi phát hành sồ sơ đó, được phân loại theo mảng hoạt động, mục lục hồ sơ, biên mục từng loại và đưa vào lưu trữ từng nội dung cũng như thành phần hồ sơ, được lưu trữ rất ngăn nắp, khao học ở tủ lưu trữ của nhà trường.
Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau khi được phân loại và nộp lưu theo quy định.
Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau khi được phân loại và nộp lưu theo quy định.
Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau khi được phân loại và nộp lưu theo quy định.
	Quản lý hồ sơ học sinh, sổ đăng bộ:
	Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng để tra cứu và thống kê Phổ cập giáo dục chính xác. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
	- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
	­ Trình tự quản lý và theo dõi:
	- Sổ đăng bộ:
	+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh xong và được phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp, xếp theo thứ tự vần A, B,